GROUPE PIERRE
3. Traitement des données à caractère personnel
4. Procédure en cas de demande d'exercice des droits de la personne concernée
5. RGPD et vos données à caractère personnel au sein de l'entreprise
6. Personne de contact/responsable du traitement
7. Règlement sur le respect de la protection de la vie privée
8. Directive relative aux cookies
1. Renseignements généraux
Dans le cadre du nouveau règlement européen, le Règlement général sur la protection des données (RGPD), certaines obligations nous seront imposées à partir du 25 mai 2018 en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel.
L'objectif principal de ces règles est de sensibiliser les entreprises au traitement des données à caractère personnel. En outre, l'objectif est d'améliorer la protection des données à caractère personnel. En tant que Groupe Pierre, nous soutenons cette décision et attendons de nos collaborateurs qu'ils traitent correctement les données à caractère personnel.
C'est pourquoi nous estimons qu'il est important d'informer tout le monde en interne sur la manière dont les données à caractère personnel et les contacts de nos clients seront traités. Mais aussi comment vos propres données à caractère personnel seront traitées dans le cadre de votre contrat de travail avec Groupe Pierre.
Si vous avez des questions, vous pouvez contacter notre responsable du traitement des données, qui traitera vos questions en toute confidentialité. Les coordonnées du responsable du traitement se trouvent sous Titre 6 - personne de contact/responsable du traitement.
2. Cadre légal
2.1. Cadre général
Le RGPD s'applique à toute personne qui traite des données à caractère personnel. Pour pouvoir encadrer cela, il est important de jeter un coup d'œil aux définitions de ces termes.
Commençons par la définition des données à caractère personnel:
Données à caractère personnel: toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable («personne concernée»); est réputée être une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.
Par exemple: nom, adresse, adresse email, numéros de compte, ....
Chaque jour, nous sommes en contact avec une variété de données à caractère personnel, entre autres, de nos clients et de nos contacts.
La définition du traitement est la suivante:
Traitement: toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction;
Par exemple: si vous conservez ou stockez un document avec les coordonnées des personnes de contact d'une entreprise (carnet d'adresses, e-mails, devis, commandes, etc.), il s'agit d'un traitement de données à caractère personnel.
Nous pouvons donc conclure qu'à l'intérieur de Groupe Pierre nous effectuons quotidiennement toute une série de traitements de données à caractère personnel dans le cadre de nos activités.
Par conséquent, les obligations du RGPD s'appliquent également à notre société.
2.2. Droits de la personne concernée
Dans le cadre du RGPD, la personne concernée a certains droits en ce qui concerne ses données à caractère personnel et leur traitement. Dans l'exercice de ce droit, ils peuvent vous contacter ou vous poser des questions dans le cadre de leur communication quotidienne. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu des différents droits.
Les droits de la personne concernée sont les suivants:
- Droit d'accès et de copie des données: récupération des données stockées;
- Droit de rectification des données: faire corriger les données;
- Droit à la suppression des données (droit à l'oubli): suppression définitive des données;
- Droit à la limitation du traitement: le traitement peut être limité pour certaines raisons;
- Droit à la transférabilité des données: faire transférer les données à un tiers.
Si vous recevez de telles questions, veuillez contacter notre responsable du traitement. Il/elle prendra les mesures nécessaires pour aider notre personne concernée à répondre à ces questions. Les coordonnées du responsable du traitement se trouvent sous Titre 6 - personne de contact/responsable du traitement.
2.3. Sécurité des données à caractère personnel
Dans le cadre du RGPD, nous sommes tenus de traiter avec soin les données à caractère personnel de la personne concernée. Pour cette raison, les mesures de sécurité nécessaires doivent être prises. Ceci afin d'offrir une protection optimale des données à caractère personnel. Il est donc essentiel que vous vous teniez au courant des procédures en vigueur au sein de Groupe Pierre. Ce sera développé en détail dans la présente politique de protection de la vie privée.
Si vous avez des doutes ou des questions, vous pouvez toujours contacter notre responsable du traitement.
3. Traitement des données à caractère personnel
Afin d'assurer à la personne concernée la meilleure protection possible en ce qui concerne le traitement de ses données à caractère personnel, les données à caractère personnel doivent être traitées avec prudence. C'est pourquoi nous énumérons ici quelques éléments dont vous devez tenir compte lors du traitement des données à caractère personnel.
3.1. Partage des données à caractère personnel
Lorsque des données à caractère personnel sont échangées, la sécurité de ces données doit toujours être gardée à l'esprit. Il est donc important que le partage des données à caractère personnel soit traité avec prudence.
3.1.1. Vos propres données à caractère personnel / données de collègues
Tout d'abord, au sein de Groupe Pierre, nous essayons de protéger au mieux vos données à caractère personnel et de protéger autant que possible votre vie privée. Vous devez donc traiter la diffusion de vos propres données à caractère personnel avec soin. Dans les échanges, essayez de limiter autant que possible les informations que vous diffusez.
Dans la plupart des échanges, vous donnerez vos données à caractère personnel d'identification (ex. nom, prénom, etc.) et quelques informations sur votre poste au sein de l'entreprise. De plus, utilisez autant que possible l'adresse e-mail professionnelle qui vous a été attribuée. N'utilisez jamais les données de votre vie privée pour vos activités au sein de Groupe Pierre.
Lorsque des informations sur l'un de vos collègues sont nécessaires, respectez sa vie privée. Ne communiquez que l'information strictement indispensable et seulement l'information commerciale. Le partage de numéros personnels ou privés ou d'adresses électroniques de collègues est hors de question, surtout sans le consentement préalable de votre collègue.
3.1.2. Données à caractère personnel de tiers
Parfois, il sera nécessaire de partager les données à caractère personnel de nos contacts/tiers (par ex. clients, sous-traitants, etc.). Nous informerons toujours nos contacts de cette possibilité dans notre notification de confidentialité.
Veuillez noter que la signature électronique utilisée inclut toujours le message de mini-notification fourni. Si vous constatez qu'il n'a pas été fourni, veuillez contacter la personne responsable du traitement ou le service informatique.
S'il est nécessaire de partager les données à caractère personnel de nos contacts avec des tiers, limitez-vous aux informations strictement nécessaires. De préférence, n'utilisez que les coordonnées professionnelles de nos contacts. Si nos contacts n'ont fourni qu'un contact privé, il peut être utile de leur demander si ces informations peuvent être partagées. Mais n'est pas absolument nécessaire. Cependant, au sein de Groupe Pierre, nous souhaitons offrir à nos contacts la meilleure protection possible de leurs données à caractère personnel.
3.1.3. Partage de données à caractère personnel avec des pays tiers/organisations internationales
Dans le cadre de nos activités, vous pouvez entrer en contact avec des personnes établies dans un pays tiers ou concernées par une organisation internationale.
Le règlement RGPD fait référence aux pays extérieurs à l'UE ou à l'EEE en ce qui concerne les personnes établies dans un pays tiers.
Par "organisation internationale", on entend une organisation et des organismes internationaux publics ou d'autres organismes créés par ou sur la base d'un accord entre deux ou plusieurs pays (par exemple, l'OTAN, l'ONU, etc.).
Lorsque vous partagez des données à caractère personnel avec ces personnes, sachez qu'elles ne sont pas tenues de se conformer aux règles du RGPD. Étant donné que la responsabilité en chaîne est prévue, des fuites chez ces personnes pourraient avoir des répercussions sur notre entreprise; ces échanges doivent donc être traités avec prudence.
Il est important que les données à caractère personnel échangées soient réduites au minimum. En cas de nouveau contact, veuillez en informer le responsable du traitement afin qu'il puisse obtenir les garanties nécessaires avant tout échange de données à caractère personnel.
Les coordonnées du responsable du traitement se trouvent sous Titre 6 - personne de contact/responsable du traitement.
3.2. Sécurité des données à caractère personnel
Dans le contexte de la réglementation du RGPD, les données à caractère personnel doivent être protégées de manière adéquate. Pour ce faire, il faut prendre les mesures techniques et organisationnelles nécessaires.
Pour les mesures de sécurité au sein de Groupe Pierre, veuillez-vous référer au fichier sécurité des données à caractère personnel en annexe 1 de cette politique de la vie privée.
Nos collaborateurs sont tenus de se conformer strictement à ces mesures. Si vous avez des questions sur les mesures à prendre, veuillez contacter le responsable du traitement des données.
3.3. Fuites de données
Les fuites de données doivent être signalées à l'autorité de protection des données dans les 72 heures. En fonction de l'ampleur de la fuite, nous devrons également informer la personne concernée. Il est donc essentiel d'agir rapidement lorsqu'on soupçonne une fuite de données.
Si vous constatez que des données à caractère personnel ont pu être partagées injustement, perdues, que des virus ou d'autres logiciels malveillants sont entrés dans notre système ou que des données ont pu fuir de toute autre manière, vous devez immédiatement contacter le responsable du traitement. Ce dernier prendra les mesures pour arrêter la fuite et faire les notifications nécessaires.
Les coordonnées du responsable du traitement se trouvent sous Titre 6 - personne de contact/responsable du traitement.
4. Procédure en cas de demande d'exercice des droits de la personne concernée
Si vous recevez une question sur l'un des droits de la personne concernée, tels que décrits au point 2.2, transmettez cette question au responsable du traitement. Ce dernier prendra les mesures pour répondre à la question.
Les coordonnées du responsable du traitement se trouvent sous Titre 6 - personne de contact/responsable du traitement.
5. RGPD et vos données à caractère personnel au sein de l'entreprise
Dans le cadre de votre activité au sein de Groupe Pierre nous traitons également vos données à caractère personnel en tant que salarié. Le traitement de vos données est le résultat de votre contrat de travail. Si vous avez des questions concernant ce traitement, contactez notre responsable du traitement des données.
5.1 Traitement des données à caractère personnel
Il est possible que nous traitions certaines de vos données à caractère personnel.
- Ceci est toujours fait dans le contexte de votre relation avec Groupe Pierre;
- Nous nous limitons aux données strictement nécessaires pour fournir un bon service ;
- Il est possible que nous partagions vos données avec des tiers. Cela se fait toujours dans le contexte de nos services ou de votre contrat de travail;
- Groupe Pierre et d'éventuels tiers traiteront vos données à caractère personnel de manière confidentielle et avec le plus grand soin.
5.2 Quelles données à caractère personnel sont traitées:
Dans le cadre de la relation entre vous et Groupe Pierre, les données à caractère personnel suivantes peuvent être traitées:
- Identification personnelle:
- nom, prénom, adresse privée, adresses antérieures, numéros de téléphone (privé et professionnel), état civil, photo d’identification, certificat de bonnes vies et mœurs, carte d’identité, …
- Données d'identification financière:
- numéros de compte et institutions bancaires, …
- Données d'identification électronique:
- adresse électronique, …
- Identification professionnelle:
- activité professionnelle, CV, emploi actuel, fonction, diplôme, certificat de formation professionnelle, permis de conduire, passeport de compétence, …
- Données physique:
- tailles vestimentaires pour les vêtements de travail, …
- Données d’identification autres:
- néant pour l’instant
5.3 Finalité du traitement
Dans le cadre de la relation entre vous et Groupe Pierre, les données à caractère personnel peuvent être traitées aux fins suivantes:
- Administration du personnel
- Opérations comptables
- Gestion du contentieux
- Exécution des accords
- Autres: néant pour l’instant
5.4 Durée du traitement
Groupe Pierre conserve vos données jusqu'à ce que nous soyons informés que votre relation avec Groupe Pierre a pris fin (par exemple: licenciement) à moins qu'une période de conservation légale ne s'applique.
5.5 Transfert de vos données à des tiers
Dans certains cas, vos données à caractère personnel peuvent être transférées à des tiers, à savoir:
- Aux entreprises coopérant dans le cadre d'activités liées au travail de Groupe Pierre (par ex. sous-traitants, prestataires de services (p.ex. assureurs), etc.);
- Aux autorités ou organismes compétents déterminés par la loi dans le cadre des obligations légales et réglementaires.
5.6 Vos droits
Dans le cadre du RGPD, un certain nombre de droits vous sont accordés en ce qui concerne le traitement de vos données à caractère personnel. Il s'agit des mêmes droits que ceux mentionnés au titre 2.2.
6. Personne de contact/responsable du traitement
Si vous avez des questions au sujet du RGPD, vous pouvez contacter le responsable du traitement. Il/elle est également la personne qui sera responsable de surveiller les procédures et de répondre à toutes les questions que la personne concernée peut avoir au sujet de notre politique de la vie privée.
Les coordonnées de notre responsable du traitement sont:
Nom: Capitant
Prénom: David
Adresse: 504 chaussée de Wavre bte 48 – 1390 Grez-Doiceau
Email: privacy@groupepierre.com
Tél: 010/84 10 10
7. Règlement sur le respect de la protection de la vie privée
GROUPE PIERRE, dont les bureaux sont établis PARC DE GASTUCHE, 504 Chaussée de Wavre bte 48, 1390 GREZ-DOICEAU, Belgique et qui est inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0423.287.709 attache beaucoup d’importance à la protection des données à caractère personnel des utilisateurs de son site web, https://www.groupepierre.com ainsi qu’à celles de ses clients et contacts.
Conformément au règlement européen général sur la protection des données à caractère personnel n° 2016/679, Groupe Pierre intervient comme responsable du traitement des données à caractère personnel qu’elle traite. Groupe Pierre veille à déployer ses meilleurs efforts pour prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger ces données.
De quelles données parle-t-on?
Les données à caractère personnel qui sont collectées et traitées par Groupe Pierre peuvent varier selon les cas: nom, prénom, profession, domicile, coordonnées de contact, numéro de compte bancaire, images, CV, données relatives aux commandes passées auprès de Groupe Pierre, en ce compris, le cas échéant, celles concernant la gestion du contentieux éventuel, ce sur quoi les personnes concernées marquent expressément leur consentement.
La plupart du temps, ces données proviennent directement de la part des personnes concernées, soit via les formulaires correspondants, soit via les médias sociaux ou d’autres moyens de communications électroniques utilisés.
Pour quelles finalités?
Le traitement de ces données est nécessaire pour permettre à Groupe Pierre, selon les cas de figure concernés en tant que responsable de traitement:
- de donner suite aux demandes de contact et/ou commandes qui lui parviennent,
- d’adresser la newsletter et/ou toute autre information relative aux activités de Groupe Pierre,
- de faire la promotion des activités de Groupe Pierre,
- de réaliser des analyses statistiques,
- d’exécuter le contrat auquel la personne concernée est partie ou les mesures précontractuelles prises à sa demande, et ainsi plus particulièrement d’assurer la gestion de la clientèle, la facturation et son recouvrement. En ce cas, les données correspondantes seront conservées pendant toute la durée de l’exécution du contrat ainsi que des délais légaux de prescription applicables.
A défaut de disposer de ces données à caractère personnel, Groupe Pierre ne pourrait pas réaliser tout ou partie des finalités précitées. Par ailleurs, à l’exception des durées de conservation spécifiques visées ci-dessus, ces données seront conservées aussi longtemps que les personnes concernées ne s’y opposent pas.
Le traitement de ces données repose donc, selon les cas, sur l’exécution du contrat concerné, le consentement de la personne concernée et/ou la réalisation des intérêts légitimes de Groupe Pierre.
De quels droits disposent les personnes physiques concernées?
Chaque personne physique concernée peut exercer gratuitement ses droits légaux d’accès et de correction. Il est également possible de demander la correction, voire l’effacement, des données qui seraient inexactes, incomplètes ou non pertinentes, ou encore la limitation du traitement. De même, il est possible de s'opposer au traitement de ses données à caractère personnel à des fins de marketing direct. Enfin, dans certains cas, il est possible de recevoir les données à caractère personnel qui ont été fournies à Groupe Pierre dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, il faut adresser une requête écrite, signée et datée, avec copie de sa carte d’identité, adressée par courrier ordinaire à Groupe Pierre ou par email à l’adresse info@groupepierre.com
Enfin, chaque personne physique concernée a le droit d’introduire, le cas échéant, une réclamation auprès de l’Autorité belge de Protection des Données, rue de la presse, 35 à 1000 Bruxelles, www.privacycommission.be
A qui ces données peuvent-elles être transmises?
Les données à caractère personnel sont, selon les cas de figure concernés, communiquées:
- aux personnes concernées elles-mêmes,
- aux administrations publiques, fiscales et sociales, dans la mesure nécessaire au respect des obligations légales, fiscales et sociales de Groupe Pierre, et
- aux sous-traitants de Groupe Pierre, à l’instar d’un prestataire informatique, dans la mesure nécessaire à l’exécution de leurs missions respectives.
En général, les données concernées ne font pas l’objet d’un transfert en-dehors du pays membre de l’Union Européenne. Si c’était toutefois le cas, Groupe Pierre veillera en ce cas à mettre en place d’autres garanties appropriées sur lesquelles les personnes concernées peuvent l'interroger pour en apprendre davantage.
8. Directive relative aux cookies
La consultation du site Internet https://www.groupepierre.com s’accompagne de la collecte de données à caractère personnel au moyen de cookies ou de technologies similaires.
Que sont les cookies?
Un cookie est un petit fichier texte enregistré par le navigateur sur l’ordinateur/smartphone/tablette de l’utilisateur lorsqu’il visite des sites web. L’utilisation de cookies permet aux sites web de fonctionner aussi efficacement et simplement que possible.
Chaque utilisateur gère et contrôle à tout moment ses cookies à partir des paramètres de son navigateur et peut les supprimer lorsqu’il quitte le site web qu’il vient de visiter. Si un utilisateur désactive les cookies de son navigateur, il sera en mesure de consulter la grande majorité du contenu du site Internet, mais le fonctionnement optimal des services pourrait malgré tout en être affecté.
De quels types de cookies parle-t-on?
Il existe différents types de cookies. Certains sont nécessaires au bon fonctionnement d’un site web, d’autres servent à l’amélioration et/ou à la simplification de son utilisation.
Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement des sites Internet. Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’utilisateur pouvant être utilisée à des fins de marketing et sont essentiels pour pouvoir utiliser le site Internet de Groupe Pierre. Ces cookies sont dispensés de l'exigence de consentement, et ce conformément à l'article 129 de la de la loi relative aux communications électroniques du 13 juin 2005 (voir les points 3.1. et suivants de l'avis 04/2012 du Groupe 29, organisme consultatif indépendant européen regroupant les membres des différentes autorités nationales de la protection des données à caractère personnel sur les exceptions à l'exigence de consentement pour les cookies.
Les cookies fonctionnels permettent de mémoriser les données de connexion de l’utilisateur, de sécuriser la connexion de l’utilisateur au site Internet Groupe Pierre. Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’utilisateur pouvant être utilisée à des fins de marketing. Ces cookies sont eux aussi dispensés de l'exigence de consentement, (voir les points 3.1. et 3.3 de l'avis précité).
Les cookies d’authentification permettent aux utilisateurs de s’identifier et d’accéder à un contenu sécurisé. Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’utilisateur pouvant être utilisées à des fins de marketing. Ces cookies sont eux aussi dispensés de l'exigence de consentement, (voir le point 3.2 de l'avis précité).
Les cookies de performance permettent de recueillir des informations sur la façon dont les utilisateurs naviguent sur les sites Internet, et d’adapter et d’améliorer ses sites web, le cas échéant. Le site Internet Groupe Pierre n’est pas en mesure d’identifier les utilisateurs utilisant ce type de cookies, et toutes les données recueillies par ces cookies sont traitées de façon anonyme. Ces cookies ne recueillent aucune information concernant l’utilisateur pouvant être utilisées à des fins de marketing. Ces cookies sont placés et utilisés sur base du consentement donné par l’utilisateur.
Les cookies de ciblage / tiers. Il arrive que le site Internet Groupe Pierre mène des campagnes publicitaires, notamment en faisant appel à des tiers qui peuvent parfois placer des cookies (ou technologies similaires) afin d’évaluer le succès de la campagne, ou de montrer une publicité ciblée et adaptée aux intérêts des utilisateurs, ou encore de limiter le nombre de vues par utilisateur. A titre d’exemple, les liens vers les réseaux sociaux ou vers des vidéos hébergées sur YouTube sont des tiers pouvant être amenés, le cas échéant, à placer des cookies sur le site Internet Groupe Pierre. Ces cookies sont placés et utilisés sur base du consentement donné par l’utilisateur.
Lorsqu’un utilisateur refuse l’utilisation de ce type de cookies, seuls les pages et les services ne nécessitant pas ces cookies pourront être présentés, visualisés et utilisés. Les parties du site Internet Groupe Pierre permettant techniquement l’inclusion de contenus tiers – et donc de cookies tiers – ne seront plus accessibles et un message en informera les utilisateurs.
Une distinction doit également être faite entre les cookies de session et les cookies permanents.
Les cookies de session sont automatiquement supprimés du disque dur de l’ordinateur ou de la mémoire du navigateur de l’utilisateur lorsqu’il se déconnecte et/ou ferme son navigateur.
Les cookies permanents sont stockés sur le disque dur de l’ordinateur ou dans la mémoire du navigateur de l’utilisateur pendant une période limitée (minutes, jours ou années) après la déconnexion ou la fermeture du navigateur.
Comment désactiver les cookies sur votre navigateur?
Sur Google Chrome:
https://support.google.com/chrome/answer/95647?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=fr
Sur Safari:
https://support.apple.com/kb/ph21411?locale=fr_CA
https://support.apple.com/kb/PH21416?locale=fr_FR&viewlocale=fr_FR
Sur Firefox:
https://support.mozilla.org/fr/products/firefox/basic-browsing-firefox
Sur Microsoft Edge:
https://support.microsoft.com/fr-be/help/17442/windows-internet-explorer-delete-manage-cookies
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